Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung von visavio verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

2. Website und Web-App – wer ist verantwortlich?

Für die Website www.visavio.de und für die Konten von Schulen und Lehrkräften sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Für die Daten, die eine Schule in der Web-App visavio.de verarbeitet – Lehrkräfte, Klassen, Schülerinnen und Schüler, Elternkontakte und Termine – ist die jeweilige Schule verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO (AV-Vertrag). Fragen zu diesen Daten richten Sie bitte zuerst an die Schule; wir unterstützen sie bei der Beantwortung.

3. Hosting und Server-Logfiles

Website und App werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, verweisende Seite sowie Browser und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Seiten auszuliefern und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht oder anonymisiert.

4. Cookies, Einwilligung und Webanalyse

Auf der Website setzen wir Cookies und vergleichbare Technologien nur ein, soweit sie technisch notwendig sind oder Sie eingewilligt haben (§ 25 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link Cookie-Einstellungen im Fußbereich jeder Seite ändern oder widerrufen.

Google Tag Manager

Zur Verwaltung der eingesetzten Dienste nutzen wir den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Tag Manager selbst setzt keine Cookies und wertet keine Daten aus; er lädt die übrigen Dienste und berücksichtigt dabei Ihre Einwilligung. Beim Laden wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an Google übermittelt; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer einfachen und einwilligungskonformen Einbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einwilligungsverwaltung mit Cookiebot

Um Ihre Einwilligungen einzuholen und zu speichern, nutzen wir Cookiebot der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Dabei werden Ihre Auswahl, eine anonymisierte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browserangaben und die aufgerufene URL verarbeitet. Ihre Auswahl wird im Cookie CookieConsent für 12 Monate gespeichert. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht, Einwilligungen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Mit Usercentrics besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Google Analytics 4

Nur wenn Sie in die Kategorie „Statistiken“ einwilligen, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, um die Nutzung der Website auszuwerten und sie zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Dabei werden u. a. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort (aus der gekürzten IP-Adresse), Gerät und Browser verarbeitet und Cookies wie _ga und _ga_* für bis zu 2 Jahre gespeichert. IP-Adressen werden in der EU gekürzt und nicht gespeichert. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Daten werden nach 2 Monaten gelöscht. Ohne Ihre Einwilligung setzt Google Analytics keine Cookies.

Eine vollständige, automatisch aktuelle Liste aller Cookies der Website:

Web-App

Die Web-App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO):

5. Externe Inhalte

Schrift, Logos, Symbole und Gestaltungsbibliotheken (Bootstrap, Bootstrap Icons) liefern wir von unserem eigenen Server aus; dafür werden keine Daten an Content-Delivery-Netzwerke oder Schriftanbieter übermittelt. Von fremden Servern lädt die Website nur die in Abschnitt 4 genannten Dienste (Google Tag Manager, Cookiebot und – nach Einwilligung – Google Analytics). Die Web-App lädt keine Inhalte von fremden Servern.

6. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, z. B. für eine Beratung, eine Demo oder als Pilotschule, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Schule bzw. Schulträger, Anliegen und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem möglichen Vertrag, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anfragen aus dem Kontaktformular speichern wir in unserer eigenen Anwendung beim oben genannten Hoster und benachrichtigen unser Team per E-Mail. Ein externes CRM- oder Mailing-System setzen wir nicht ein; Ihre Angaben geben wir nicht an Dritte weiter. Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen. Wir löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist, spätestens 12 Monate nach Eingang, sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Konten für Schulen und Lehrkräfte

Bei der Registrierung einer Schule und bei Einladungen von Lehrkräften verarbeiten wir Name der Schule, Name, E-Mail-Adresse und ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash). Die E-Mail-Adresse wird per Bestätigungslink verifiziert. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn das Konto bzw. der Vertrag endet.

8. Daten in der App (Auftragsverarbeitung)

Im Auftrag der Schule verarbeiten wir:

• Lehrkräfte: Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Kürzel, E-Mail, Raum, Fächer und Klassen
• Schülerinnen und Schüler: Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Klasse
• Eltern: Name (freiwillig), E-Mail-Adresse, gebuchte Termine

Eltern sehen in der App nur Vorname und Klasse ihres eigenen Kindes. Kontaktdaten der Eltern werden ausschließlich für Bestätigungen, Änderungslinks und Erinnerungen zu den gebuchten Terminen verwendet – nie für Werbung.

9. E-Mail-Versand, KI und Chat

E-Mails (z. B. Bestätigungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen) versenden wir über die Mailserver unseres Hosters ALL-INKL.COM (siehe Abschnitt 3) in Deutschland; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

KI-Unterstützung beim Import

Für den Import von Stammdaten kann die Schule eine KI nutzen. Sie läuft über Microsoft Foundry der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, in einem Rechenzentrum von Microsoft Azure in Deutschland (Region „Germany West Central“, Frankfurt am Main); mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nach den Vertragsbedingungen von Microsoft werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

• Tabellen-Import: Die KI erhält nur Spaltenüberschriften, maskierte Beispielzeilen und Kurzwerte wie Fachkürzel – keine Namen, Kürzel, E-Mail-Adressen oder Geburtsdaten.
• Kollegium von der Webseite: Auf ausdrücklichen Wunsch der Schule wird der Text ihrer öffentlichen Kollegiumsseite einschließlich der Namen der Lehrkräfte an die KI übermittelt, um daraus eine Liste zu erstellen. Gespeichert wird nur, was die Schule in der Vorschau übernimmt.

Chat-Assistent „Viso“ auf der Website

Wenn Sie den Chat-Assistenten nutzen, werden Ihre Fragen und der bisherige Gesprächsverlauf der Sitzung an unseren Server und von dort an einen KI-Dienst übermittelt, der die Antwort erzeugt (Microsoft Foundry, Microsoft Azure, Region „Germany West Central“, Frankfurt am Main; Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kein Training mit Ihren Eingaben). Vorher entfernen wir E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus Ihren Texten. Rechtsgrundlage ist Ihre Anfrage bzw. unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung und an der Verbesserung unserer Informationen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten (z. B. Namen von Schülerinnen und Schülern) ein.

• Chatprotokoll: Wir speichern Fragen und Antworten sowie Zeitpunkt und aufgerufene Seite unter einer zufälligen Gesprächs-Kennung, um Anfragen auszuwerten und Antworten zu verbessern. Das Protokoll enthält weder Ihre IP-Adresse noch Ihren Namen und wird nach 180 Tagen gelöscht.
• Begrenzung: Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen.
• Browser: Der Gesprächsverlauf wird nicht im Browser gespeichert und geht beim Neuladen der Seite verloren.

Anfrage „mehr Informationen“ (Chat)

Im Chat können Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und optional Ihre Telefonnummer für einen Rückruf mitteilen. Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Wir speichern sie zusammen mit dem Zeitpunkt und der Gesprächs-Kennung und benachrichtigen unser Team per E-Mail. Die Angaben werden 12 Monate nach Eingang gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt.

Neuigkeiten per E-Mail (Chat-Anmeldung)

Im Chat können Sie sich freiwillig für Neuigkeiten und Informationen zu visavio eintragen. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG). Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Erst wenn Sie in einer Bestätigungs-E-Mail auf den Link klicken, tragen wir Sie ein. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir die Adresse, den angezeigten Einwilligungstext, den Zeitpunkt der Eintragung und Bestätigung sowie Ihre IP-Adresse bei der Eintragung. Nicht bestätigte Eintragungen löschen wir nach 7 Tagen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an hallo@visavio.de. Nach einer Abmeldung speichern wir die Adresse ausschließlich als Sperreintrag, damit Sie keine weiteren Nachrichten erhalten. Die Adressen speichern wir ausschließlich in unserer eigenen Anwendung beim oben genannten Hoster; ein externes CRM- oder Newsletter-System setzen wir derzeit nicht ein.

10. Speicherdauer

• Server-Logfiles: höchstens 7 Tage
• Anfragen über Kontaktformular oder Chat: bis zur Erledigung, spätestens 12 Monate nach Eingang
• Chatprotokoll: 180 Tage
• Neuigkeiten per E-Mail: bis zum Widerruf; nicht bestätigte Eintragungen 7 Tage

Für Daten, die Schulen in der Web-App verarbeiten, gelten die Datenschutzhinweise der App und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit der jeweiligen Schule.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an datenschutz@visavio.de bzw. bei Daten aus der App an Ihre Schule.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Die Daten jeder Schule sind logisch getrennt, Passwörter werden nur als Hash gespeichert, Logins und Logincodes sind gegen Durchprobieren geschützt. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen beschreibt Anlage 1 des AV-Vertrags.