Nutzungsbedingungen

Stand: November 2026

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Web-App visavio (app.visavio.de) durch Schulen und Lehrkräfte. Sie gelten ergänzend zu einer ggf. gesondert vereinbarten Leistungsbeschreibung oder Preisvereinbarung. Mit der Registrierung erklären Sie sich mit ihnen einverstanden.

1. Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter ist acs software Inh. Philipp Greshacke, Alst 17, 48324 Sendenhorst (siehe Impressum). Das Angebot richtet sich ausschließlich an Schulen, Schulträger und deren Lehrkräfte und Mitarbeitende, also nicht an Verbraucher. Eltern nutzen visavio zur Terminbuchung über Einladungen der Schule, ohne eigenen Vertrag mit uns zu schließen.

2. Leistung

visavio ist eine Software zur Organisation von Elternsprechtagen und Lernberatungstagen. Dazu gehören insbesondere der Import von Stammdaten (z. B. aus Untis, SchILD oder ASV), die Einladung der Eltern, die Terminbuchung, die Verwaltung am Sprechtag und die Auswertung danach. Die Software wird als Webanwendung bereitgestellt; eine Installation ist nicht nötig. Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Version der Anwendung. Wir entwickeln visavio laufend weiter und dürfen Funktionen ändern, ergänzen oder ersetzen, soweit der vertragliche Zweck erhalten bleibt.

3. Registrierung und Zugang

• Die Registrierung einer Schule erfolgt durch eine vertretungsberechtigte Person der Schule oder des Schulträgers. Mit der Registrierung versichern Sie, dass Sie dazu befugt sind.
• Die Angaben bei der Registrierung müssen wahrheitsgemäß und vollständig sein. Die E-Mail-Adresse wird per Bestätigungslink überprüft.
• Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Jede Person nutzt ein eigenes Konto. Bei Verdacht auf Missbrauch ist uns dies unverzüglich mitzuteilen, und das Passwort ist zu ändern.
• Die Schulleitung bzw. die von ihr benannten Administratorinnen und Administratoren verwalten die Konten ihrer Schule, vergeben Rollen und laden Lehrkräfte ein.

4. Pflichten der Schule und der Nutzenden

• Die Schule ist für die Rechtmäßigkeit der Daten verantwortlich, die sie in visavio einstellt oder importiert, und für die Information der Betroffenen (Lehrkräfte, Eltern, Schülerinnen und Schüler) nach den Vorgaben des Datenschutzrechts.
• visavio darf nur für den vorgesehenen Zweck, die Organisation von Elternsprechtagen und vergleichbaren Beratungsterminen, genutzt werden. Untersagt sind insbesondere das Einstellen rechtswidriger oder beleidigender Inhalte, Versuche, Sicherheitsmechanismen zu umgehen oder die Anwendung zu überlasten, automatisierte Massenabfragen sowie das Auslesen von Daten, die nicht für die eigene Schule bestimmt sind.
• Schutzbedürftige Angaben, die für die Terminorganisation nicht erforderlich sind (z. B. Gesundheitsdaten, Noten, Beurteilungen), dürfen nicht in Freitextfelder eingetragen werden.
• Die Schule hält ihre Kontaktdaten aktuell und sorgt dafür, dass Konten ausgeschiedener Mitarbeitender gesperrt oder gelöscht werden.

5. Daten und Datenschutz

Für die Daten, die eine Schule in der App verarbeitet, ist die Schule Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten sie ausschließlich in ihrem Auftrag. Die dafür erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir gesondert mit der Schule. Wie wir Daten für Website, Konten und Anmeldung verarbeiten, steht in der Datenschutzerklärung.

Die Daten der Schule bleiben ihr Eigentum. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die in der Auftragsverarbeitung genannten Unterauftragsverarbeiter. Nach Vertragsende löschen wir die Daten nach den Regeln der Datenschutzerklärung und des Auftragsverarbeitungsvertrags.

6. KI-Unterstützung

visavio bietet optionale Funktionen mit KI-Unterstützung (z. B. Hilfe-Assistent und Textvorschläge). Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein und sind vor der Verwendung zu prüfen. Die Schule kann die KI-Unterstützung für ihre Schule abschalten. Personenbezogene Daten sollen nicht in Chat-Eingaben eingetragen werden.

7. Verfügbarkeit und Wartung

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit der Anwendung, insbesondere an Sprechtagen, schulden aber keine ununterbrochene Erreichbarkeit. Wartungsarbeiten legen wir nach Möglichkeit außerhalb der Sprechtage und kündigen sie rechtzeitig an. Für Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs (z. B. Ausfall von Internetverbindungen, Mail-Providern oder Endgeräten der Nutzenden) sind wir nicht verantwortlich. Wir empfehlen, wichtige Übersichten rechtzeitig vor dem Sprechtag zu exportieren oder auszudrucken.

8. Pilotphase und Entgelt

visavio befindet sich in der Pilotphase. Das Entgelt und die Konditionen für Pilotschulen richten sich nach der jeweiligen Vereinbarung mit der Schule oder dem Schulträger. Ohne abweichende Vereinbarung gilt: Die Nutzung während der Pilotphase ist für die Schule zunächst kostenfrei. Entgeltpflichtige Leistungen kündigen wir vorab in Textform an; sie entstehen erst, wenn die Schule ihnen ausdrücklich zustimmt.

Lehrkräfte können visavio in ihrem Konto kostenfrei nutzen. Die kostenfreie Nutzung ist eine freiwillige Leistung von uns. Ein Rechtsanspruch auf die Bereitstellung, auf einen bestimmten Funktionsumfang, auf Verfügbarkeit, auf Support oder auf die Fortführung der kostenfreien Nutzung besteht nicht. Wir dürfen die kostenfreie Nutzung jederzeit ändern, einschränken oder einstellen, auch ohne Angabe von Gründen; für entgeltpflichtige Leistungen gilt dies nur nach vorheriger Ankündigung in Textform. Die Haftung richtet sich nach Ziffer 10.

9. Nutzungsrechte

Wir räumen der Schule für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht ein, visavio im Rahmen dieser Bedingungen für eigene schulische Zwecke zu nutzen. Alle Rechte an der Software, am Design, an Texten, Marken und Videos verbleiben bei uns. Von der Schule eingestellte Inhalte und Daten bleiben bei der Schule; sie räumt uns nur die Rechte ein, die zur Erbringung der Leistung erforderlich sind (Speichern, Anzeigen, Versenden).

10. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Schule regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für Leistungen, die kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, haften wir nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für Datenverlust ist auf den Aufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Datensicherung durch die Schule zur Wiederherstellung angefallen wäre. Gesetzliche Ansprüche nach Datenschutzrecht (Art. 82 DSGVO) bleiben unberührt.

11. Laufzeit und Kündigung

Der Nutzungsvertrag kommt mit der Registrierung zustande und läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende in Textform kündigen (E-Mail genügt). Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt, etwa bei erheblichen Verstößen gegen diese Bedingungen. Bei Missbrauchsverdacht dürfen wir Konten vorübergehend sperren. Nach Vertragsende hat die Schule Gelegenheit, ihre Daten zu exportieren; danach werden sie gelöscht.

12. Änderungen

Wir dürfen diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, z. B. neue Funktionen, eine geänderte Rechtslage oder technische Anforderungen. Wir informieren die Schule mindestens vier Wochen vorher per E-Mail. Die Änderung gilt als genehmigt, wenn die Schule nicht innerhalb dieser Frist in Textform widerspricht; darauf weisen wir in der Mitteilung besonders hin. Bei Widerspruch gelten die bisherigen Bedingungen weiter, und beide Seiten können den Vertrag nach Ziffer 11 kündigen.

13. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist die Schule ein Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Münster, soweit gesetzlich zulässig. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. Fragen zu diesen Bedingungen richten Sie bitte an hallo@visavio.de.