Einladung zum Elternsprechtag: Vorlagen zum Kopieren
Fünf Textvorlagen für Schulleitung, Sekretariat und Klassenleitungen – vom Elternbrief über den Rückmeldezettel bis zur Erinnerung am Vortag. Kopieren, Platzhalter ersetzen, verteilen.
Die Einladung ist für viele Eltern der einzige Kontakt mit der Organisation des Elternsprechtags. Ist sie unklar, landen die Fragen im Sekretariat: Wo melde ich mich an? Bis wann? Was, wenn ich zwei Kinder an der Schule habe? Die folgenden Vorlagen beantworten diese Fragen von vornherein. Platzhalter stehen in [eckigen Klammern].
01 Was in jede Einladung gehört
Unabhängig davon, ob Sie Termine auf Papier oder online vergeben, sollte die Einladung zum Elternsprechtag diese Angaben enthalten:
Datum, Uhrzeiten und gegebenenfalls eine gemeinsame Pause
Wie gebucht wird – Link, QR-Code oder Rückmeldezettel – und ab wann
Anmeldeschluss und Dauer eines Gesprächs
Wer ansprechbar ist: alle Fachlehrkräfte, die Klassenleitung oder ein Team
Hinweis für Familien mit mehreren Kindern an der Schule
Wo die Räume zu finden sind und an wen man sich bei Fragen wendet
Verteilen Sie die Einladung zwei bis drei Wochen vor dem Sprechtag, damit bis zum Anmeldeschluss mindestens eine Woche bleibt. Wie Sie Slotdauer, Pausen und Buchungsverfahren festlegen, steht in der Checkliste zur Planung des Elternsprechtags.
02 Elternbrief für die Online-Buchung
Für Schulen, die Termine online vergeben. Am besten wird der Brief pro Kind ausgedruckt und über die Klasse verteilt – so erreicht er auch Familien, deren E-Mail-Adresse die Schule nicht kennt.
Vorlage: Einladung mit Online-Buchung
Einladung zum Elternsprechtag
Liebe Eltern und Erziehungsberechtigte,
wir laden Sie herzlich zum Elternsprechtag am [Wochentag], [Datum], von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] ein. Von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] ist eine gemeinsame Pause.
Sie können ab [Datum] online Gesprächstermine bei den Lehrkräften Ihres Kindes buchen. Scannen Sie dazu den QR-Code auf diesem Schreiben oder öffnen Sie [Link] und geben Sie den Code [Code] ein. Ein Benutzerkonto ist nicht nötig.
Ein Gespräch dauert [Anzahl] Minuten. Bitte buchen Sie bis zum [Anmeldeschluss]. Haben Sie mehrere Kinder an unserer Schule, sehen Sie nach der Anmeldung die Termine aller Kinder in einer Übersicht.
Die Räume der Lehrkräfte finden Sie nach der Buchung in Ihrer Terminübersicht und am Sprechtag auf dem Plan im Eingangsbereich.
Bei Fragen erreichen Sie das Sekretariat unter [Telefon] oder [E-Mail].
Wir freuen uns auf die Gespräche mit Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Funktion]
Mit visavio: Den Einladungszettel pro Kind – mit QR-Code, Logincode und Schullogo – erzeugt visavio automatisch als PDF. Mehr dazu auf der Seite Elternsprechtag-Software.
03 Einladung mit Rückmeldezettel
Für die Terminvergabe auf Papier: Eltern geben ihre Gesprächswünsche über das Kind zurück, die Klassenleitung oder das Sekretariat verteilt die Zeiten. Wichtig ist ein klarer Rückgabetermin – und ein Feld für Zeiten, zu denen Eltern nicht können.
Vorlage: Einladung mit Rückmeldezettel
Einladung zum Elternsprechtag
Liebe Eltern und Erziehungsberechtigte,
am [Wochentag], [Datum], findet von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] unser Elternsprechtag statt. Wir laden Sie herzlich ein, mit den Lehrkräften Ihres Kindes über seinen Lernstand und seine Entwicklung zu sprechen.
Bitte tragen Sie unten ein, mit welchen Lehrkräften Sie sprechen möchten, und geben Sie den Abschnitt bis zum [Datum] bei der Klassenleitung ab. Sie erhalten Ihre Gesprächszeiten anschließend schriftlich. Ein Gespräch dauert etwa [Anzahl] Minuten.
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Funktion]
✂ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Rückmeldung zum Elternsprechtag am [Datum] – bitte bis [Datum] abgeben
Name des Kindes: ______________________ Klasse: ______
Ich möchte mit folgenden Lehrkräften sprechen:
1. ______________________ Fach: ____________
2. ______________________ Fach: ____________
3. ______________________ Fach: ____________
Zu diesen Zeiten kann ich nicht: ______________________
Weitere Kinder an der Schule (Name, Klasse): ______________________
Telefon für Rückfragen (freiwillig): ______________________
______________________
Datum, Unterschrift
04 Terminbestätigung für Eltern
Der Terminzettel, den Eltern nach der Vergabe erhalten. Er sollte für jedes Gespräch Uhrzeit, Lehrkraft und Raum enthalten – sortiert nach Uhrzeit, damit Eltern ihren Weg durch das Schulhaus planen können.
Vorlage: Terminbestätigung
Ihre Termine am Elternsprechtag, [Wochentag], [Datum]
Kind: [Name], Klasse [Klasse]
[Uhrzeit] [Lehrkraft] Raum [Raum]
[Uhrzeit] [Lehrkraft] Raum [Raum]
[Uhrzeit] [Lehrkraft] Raum [Raum]
Bitte seien Sie wenige Minuten vor Ihrem Termin am Raum. Die Gespräche dauern [Anzahl] Minuten; bitte haben Sie Verständnis, wenn es zu kurzen Verzögerungen kommt.
Können Sie einen Termin nicht wahrnehmen, geben Sie bitte bis [Datum] im Sekretariat Bescheid ([Telefon] / [E-Mail]), damit wir die Zeit an andere Eltern vergeben können.
05 Einladung auf Englisch
Der Elternsprechtag heißt auf Englisch parent-teacher conference (USA) oder parents’ evening (Großbritannien). Für Familien, die Deutsch noch nicht sicher lesen, hilft eine englische Fassung der Einladung – am besten auf der Rückseite des deutschen Briefs.
Vorlage: Invitation to the parent-teacher conference
Invitation to the parent-teacher conference
Dear parents and guardians,
we warmly invite you to our parent-teacher conference on [weekday], [date], from [time] to [time]. There will be a short break from [time] to [time].
From [date], you can book appointments with your child’s teachers online. Scan the QR code on this letter or open [link] and enter the code [code]. You do not need to create an account.
Each meeting lasts [number] minutes. Please book by [deadline]. If you have more than one child at our school, you will see all of their appointments in one overview.
If you have any questions, please contact the school office at [phone] or [email].
We look forward to meeting you.
Kind regards,
[name], [position]
06 Erinnerung am Vortag
Eine kurze Erinnerung per E-Mail oder SMS senkt die Zahl der Eltern, die ihren Termin vergessen. Halten Sie sie knapp – Eltern lesen sie meist auf dem Handy.
Vorlage: Erinnerung per E-Mail oder SMS
Erinnerung: Morgen, [Datum], ist Elternsprechtag an der [Schule]. Ihr erster Termin ist um [Uhrzeit] bei [Lehrkraft] in Raum [Raum]. Alle Termine: [Link]. Falls Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte kurz ab: [Link oder Telefon].
Mit visavio: Die Erinnerung am Vortag verschickt visavio auf Wunsch automatisch per E-Mail oder SMS – mit den Terminen und Räumen der jeweiligen Familie. Die Elternansicht gibt es auf Deutsch und Englisch.
07 Datenschutz bei der Einladung
Für Einladung und Terminvergabe braucht die Schule nur wenige Daten: Name und Klasse des Kindes, die gewünschten Lehrkräfte und – wenn eine Erinnerung verschickt werden soll – eine Kontaktmöglichkeit. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sollten freiwillig bleiben. Rückmeldezettel und Buchungen werden nach dem Sprechtag nicht mehr gebraucht und sollten vernichtet bzw. gelöscht werden.
Vorsicht bei kostenlosen Terminplanern aus dem Internet: Wenn dort Eltern mit Namen eintragen und alle Einträge öffentlich sichtbar sind, sehen andere Familien, wer mit welcher Lehrkraft spricht. Bei einem Werkzeug für den Elternsprechtag sollten nur die eigenen Termine sichtbar sein, und die Schule braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter.
Einladungen nicht mehr von Hand schreiben
visavio erzeugt pro Kind einen Einladungszettel mit QR-Code, Eltern buchen ohne Konto, und die Terminbestätigung mit Räumen kommt automatisch. Sehen Sie selbst in der Demo der Elternansicht – oder sprechen Sie mit uns.