Elternsprechtag-Software

Elternsprechtag online organisieren

visavio ist ein Terminvergabe-Tool für Schulen: Eltern buchen ihre Gesprächstermine selbst per QR-Code, Lehrkräfte bekommen ihre Liste automatisch, und das Sekretariat sieht die Belegung aller Lehrkräfte – ohne Zettel, ohne Elternkonto, ohne App.

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Warum online?

Terminvergabe ohne Rücklaufzettel

Beim klassischen Elternsprechtag gehen Wunschzettel durch die Klassen, Lehrkräfte sammeln Rückmeldungen, und das Sekretariat überträgt Termine in Listen. Jede Verschiebung bedeutet einen Anruf oder einen neuen Zettel.

Mit einer Elternsprechtag-Software buchen Eltern ihre Termine selbst – zu jeder Tageszeit und mit sofortigem Überblick, welche Zeiten noch frei sind. Die Terminlisten der Lehrkräfte und die Gesamtübersicht der Schule entstehen dabei automatisch.

Das übernimmt visavio

Termine nach festen Regeln: Slotdauer, Pausen, Buchungsstart, Anmeldeschluss und maximale Termine pro Familie
Einladungszettel pro Kind mit QR-Code, Logincode und dem Logo Ihrer Schule
Bestätigung per E-Mail oder SMS mit Änderungslink und Kalenderdatei (.ics)
Terminlisten für Lehrkräfte – live im Browser oder als PDF
Belegungsraster aller Lehrkräfte und Tage für Sekretariat und Schulleitung
Auswertung nach dem Sprechtag

Ablauf

In fünf Schritten zum Elternsprechtag

Anlegen

Tage, Uhrzeiten, Slotdauer und Pausen festlegen. Lehrkräfte, Klassen und Schüler kommen per Import aus Ihrer Schulverwaltung.

Einladen

Pro Kind einen Zettel mit QR-Code drucken und mitgeben – filterbar nach Klassen.

Buchen lassen

Eltern buchen freie Zeiten direkt oder tragen Wünsche ein, die gerecht verteilt werden.

Durchführen

Lehrkräfte arbeiten mit ihrer Live-Liste, Eltern sehen, wann sie dran sind.

Auswerten

Auslastung, Beteiligung je Klasse und tatsächliche Gesprächsdauer auf einen Blick.

Für alle Beteiligten

Was Schule, Lehrkräfte und Eltern davon haben

Schule & Sekretariat

Belegungsraster für alle Lehrkräfte und Tage
Termine eintragen, sperren oder absagen – die Familie wird informiert
Rollen für Schulleitung, Sekretariat und Lehrkräfte
Räume mit Gebäude, Etage, Foto und Wegbeschreibung

Lehrkräfte

Eigene Terminliste mit Zeit, Kind, Klasse und Raum
Live-Aktualisierung bei neuen Buchungen und Absagen
Gespräche abhaken, Status „Ich bin frei“ / „Im Gespräch“
PDF mit Abhak-Spalte, wahlweise mit freien Slots

Eltern

Einstieg per QR-Code oder Logincode, ohne Konto
Geschwister in einer Übersicht, keine Überschneidungen
Umbuchen bis zum Anmeldeschluss, Absagen jederzeit vor dem Termin
Oberfläche auf Deutsch und Englisch

Buchungsverfahren

Direkt buchen oder Wunschliste

Sie wählen je Sprechtag, wie Termine vergeben werden. Bei der Direktbuchung sehen Eltern die freien Zeiten und buchen sofort – wer zuerst kommt, bucht. Sind Termine knapp, eignet sich die Wunschliste: Eltern geben Tag, Zeitfenster und gewünschte Lehrkräfte an, und visavio verteilt nach der Wunschphase alle Wünsche gemeinsam – reihum ein Wunsch pro Familie, ohne Überschneidungen und mit Zeit für den Raumwechsel.

Vor dem Verteilen gibt es einen Probelauf; danach sind Restplätze wieder direkt buchbar.

Tipp: Welche Slotdauer, wie viele Pausen und welches Verfahren zu Ihrer Schule passen, haben wir im Ratgeber zur Planung des Elternsprechtags zusammengestellt.

Datenschutz

DSGVO-konform, Server in Deutschland

Hosting in Deutschland

Rechenzentrum in Deutschland, Dienstleister ausschließlich in der EU.

AV-Vertrag

Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOMs und Subunternehmerliste.

Datensparsam

Eltern sehen nur Vorname und Klasse ihres Kindes.

Gelöscht

Buchungen und Elternkontakte werden nach dem Sprechtag gelöscht.

FAQ

Häufige Fragen

Noch etwas offen? Schreiben Sie uns.

visavio ist in der Pilotphase. Pilotschulen erhalten besondere Konditionen; Details nennen wir Ihnen gern persönlich über das Kontaktformular.

Nein. Eltern öffnen visavio im Browser ihres Smartphones oder Computers – per QR-Code auf dem Einladungszettel oder mit dem Logincode. Ein Benutzerkonto ist nicht nötig.

Nein. Jeder Termin kann nur einmal vergeben werden, auch wenn zwei Familien gleichzeitig klicken. Für Eltern mit mehreren Kindern verhindert visavio außerdem Überschneidungen zwischen den eigenen Terminen.

Das Sekretariat kann Termine im Belegungsraster auch selbst eintragen und wieder absagen. Lehrkräfte haben ihre Terminliste zusätzlich als PDF zum Ausdrucken.

Ja. Ein Sprechtag kann beliebig viele Tage mit eigenen Uhrzeiten haben. Für einzelne Lehrkräfte lassen sich abweichende Zeiten festlegen, zum Beispiel nur an einem der Tage.

Mehr zu visavio

Lernberatungstag & Schülersprechtag

Gespräche mit Klassenleitungsteams und mehreren Tagen planen.

Import aus Untis, SchILD, ASV

Lehrkräfte, Klassen und Unterricht aus der Schulverwaltung übernehmen.

Ratgeber: Elternsprechtag planen

Checkliste zu Slotdauer, Pausen, Einladungen und Auswertung.

Elternsprechtag mit visavio ausprobieren

Werden Sie Pilotschule – wir richten visavio mit Ihnen ein und begleiten Ihren nächsten Elternsprechtag persönlich.

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